En este último año, las transmisiones en vivo, los eventos virtuales, los servicios de streaming, y otros formatos de conexión online se han vuelto parte importante de nuestras actividades. Sin embargo, existen dudas sobre cómo realizarlos, qué herramientas utilizar. Por ello, en Sakkana Comunicaciones, agencia de comunicaciones, te brindamos los mejores consejos para crear tu evento virtual.
1. Anticípate a los problemas técnicos
Las dificultades técnicas no son ajenas a los eventos online. Por lo que se recomienda prever contratiempos. Lo primero que debes verificar es contar con buena señal Wi-Fi. También debes asegurarte que las personas con múltiples plataformas virtuales instaladas en sus dispositivos tengan esos programas cerrados.
Ten en cuenta que el componente de video de aplicaciones como Zoom o Microsoft Teams, intentará llamar la atención de la cámara simultáneamente, lo que provocará retrasos. Además, asegúrate que todos tengan las alertas y los sonidos de sus dispositivos apagados. Por último, verifica que las diapositivas sean claramente visibles.
2. Crea una página web con detalles de tu evento
La creación de una página web puede ayudarte a promocionar el evento antes y después, brindando a tu audiencia toda la información que necesitan sobre el evento. Puedes incluir la agenda, biografías de los oradores, logotipos de patrocinadores y chats, etc. También puedes otorgar acceso a las personas al evento. Asimismo, se podría compartir todo el contenido del evento por si quieren volver y verlo más tarde.
3. Fomenta la interacción entre tu audiencia
Mantener a tu audiencia involucrada es fundamental cuando se trata de organizar un evento virtual exitoso. La forma más sencilla de hacerlo es con una sesión de preguntas y respuestas. Para esto hay varias formas como cuadros de chat, la misma página web, formularios de Google, o puedes abrirlas a la audiencia al final de la presentación. Tu objetivo principal es hacer que la audiencia sienta que está participando.
Otra forma de mantener el interés de la audiencia es realizar encuestas y sondeos durante la sesión o hacer preguntas de trivia.
4. Tener un soporte completo de producción audiovisual
Al igual que en un evento presencial, probablemente deseará tener un soporte completo de producción el día de su evento. En promedio, un equipo de seis a ocho personas puede administrar los gráficos, el audio, las transiciones, la dirección de personas, las salas verdes virtuales y el soporte técnico de su evento. Recuerda que contar con soporte técnico en vivo durante el evento online es beneficioso por si se presentan problemas de conexión de la audiencia o presentadores.
5. Preparar a tus oradores e incluso realizar prácticas
Realizar un ensayo general con todos los involucrados te ayudará a confirmar que todo se realizará con éxito. Asegúrate de que la señal de audio y video de los ponentes sea fuerte y orientarlos sobre cómo mantenerse comprometidos mientras están presentando. Asimismo, ten en cuenta que deben mirar a la cámara todo el tiempo que estén en la pantalla y permanecer conectados con la audiencia.
Es recomendable que los oradores exploren la plataforma del evento virtual.
6. Asegurarse que el evento sea accesible
Su evento debe seguir las reglas de cumplimiento y ser accesible para que todos puedan escuchar y ver tu evento. Una forma de lograr esto es tener subtítulos en vivo durante el evento. Además, puedes asegurarte de que haya traductores para los invitados internacionales e intérpretes de lenguaje de señas cuyas ventanas se puedan fijar durante las presentaciones.
¿Listo para tu próximo evento virtual? En Sakkana Comunicaciones, agencia audiovisual del Perú, trabajamos con el mejor equipo y profesionales para la elaboración y desarrollo de tu evento online o streamings. Contáctanos para más información sobre este servicio.