Con el avance tecnológico, las compañías enfrentan un mayor riesgo de crisis de comunicación, originadas por situaciones críticas o incidentes específicos. Sin embargo, la rápida propagación de la información a través de distintos medios puede amplificar su impacto. Por ello, una agencia de relaciones públicas es fundamental para controlar la crisis y minimizar el impacto negativo.
En este artículo, exploramos la importancia de una agencia de relaciones públicas, abordando desde la identificación y prevención de problemas hasta la recuperación de la imagen de marca.
Las agencias de PR están enfocadas en el control, construcción y mejora de la reputación y comunicar de manera estratégica. Con su experiencia identifican posibles situaciones de virus y se anticipan desarrollando planes de respuesta efectivos con estrategias especializadas de acuerdo a la complejidad de los casos.
Identificación y Prevención de Crisis
Una de las funciones más significativas de una agencia de relaciones públicas es la identificación, prevención y contención de crisis potenciales. Esto implica trabajar en conjunto con la empresa para identificar sus situaciones de riesgo y desarrollar un manual de respuesta para los escenarios más críticos. Los elementos a tener en cuenta son los siguientes:
- Identificación de riesgo: La identificación de factores tanto externos como internos, ayudan a prevenir posibles crisis como amenazas cibernéticas, fallos operativos o problemas de reputación.
- Evaluación de vulnerabilidades: Determinar cuales son los sectores de la compañía más vulnerables ante una crisis. Esto podría abarcar la calidad del producto, la atención al cliente, las prácticas de trabajo, etc.
- Monitoreo constante: Establecer sistemas de seguimiento para rastrear menciones de marca, diálogos en redes sociales, medios de comunicación y otras fuentes de datos pertinentes. Esto posibilita identificar problemas potenciales antes de que escalen.
- Desarrollo de un plan de manual de crisis: Consiste en la elaboración detallada de un manual que defina el comité de crisis, los roles, obligaciones y protocolos de comunicación en estas situaciones. Este debe incluir mensajes generales previamente aprobados y estrategias para distintos escenarios de crisis.
Comunicación en Tiempo de Crisis
Tener una comunicación efectiva es fundamental cuando hay una crisis. La labor las agencias es esencial para:
- Evaluar la situación: Recopilar datos exactos y determinar la complejidad de la crisis. Esto facilita la elaboración de una correcta estrategia de comunicación.
- Elegir representantes: Determinar a los individuos esenciales que desempeñarán el papel de portavoces oficiales durante la crisis. Estos representantes deben poseer un buen conocimiento y formación para atender preguntas de los medios y de la audiencia.
- Desarrollo de mensajes clave: Formular mensajes precisos, breves y consistentes que comuniquen la posición de la empresa respecto a la crisis. Estos mensajes deben resaltar la comprensión, la responsabilidad y las acciones que se están implementando para tratar el problema.
- Elección de los medios de comunicación: Seleccionar los medios más apropiados para alcanzar un mejor resultado. Esto puede abarcar notas de prensa, redes sociales, correo electrónico, la página web de la compañía y eventos de prensa.
- Mantener la calma y el control: Prevenir respuestas emocionales y conservar un tono profesional y respetuoso en todas las interacciones.
Recuperación de la Imagen de Marca tras una Crisis
Una vez superada la crisis, la labor de la agencia de relaciones públicas no termina. Es crucial ejecutar una estrategia de reconstrucción de la imagen de marca para recuperar la confianza y reparar cualquier daño reputacional.
Lo primero que se debe realizar es una evaluación del impacto de la crisis. Esto se puede hacer a través de encuestas o análisis de medios que ayuden a conocer cuál es la percepción de la marca.
También es importante comunicar las acciones tomadas. Informar al público sobre las medidas que se están tomando internamente para no repetir una crisis similar. Con esto la empresa demuestra su compromiso con la mejora continua.
Por último, se debe monitorear las menciones de la marca y cualquier otra acción del público que indique la posibilidad de una nueva crisis.
Resumen
Una agencia de relaciones públicas desempeña un rol esencial en la gestión de crisis. Desde la identificación y resolución de problemas potenciales hasta una comunicación efectiva en tiempos de crisis y la revitalización del prestigio de la marca.
Si tu empresa busca fortalecer su capacidad de respuesta ante una crisis y proteger su imagen en el entorno empresarial, Sakkana Comunicaciones puede ser un aliado estratégico. Contáctanos para conversar sobre cómo podemos ayudarte a construir una reputación sólida y sostenible.